Một đơn 500 bộ không ra khỏi xưởng trong một ngày. Nó chạy theo đợt, và ván công nghiệp mỗi đợt nhập có thể lệch tông so với đợt trước.
Nên thứ quyết định đơn hàng lớn có êm hay không nằm ở ba chỗ, cả ba đều chốt trước khi máy chạy: mẫu duyệt, mã màu ghi vào hợp đồng, và lịch giao.
Duyệt một bộ thật, không duyệt qua ảnh
Trước khi xưởng chạy loạt, yêu cầu làm một bộ mẫu rồi đến xem tận nơi hoặc nhận về trường. Ảnh không cho thấy ba thứ, mà ba thứ ấy đúng là chỗ hay có việc sau này:
- Tông màu thật. Màn hình mỗi máy hiển thị một kiểu
- Cách dán nẹp cạnh. Sờ dọc cạnh bàn, thấy gợn hoặc hở là sau này bong
- Độ vững của khung. Lắc thử, đứng lên nhún nhẹ
Duyệt xong thì giữ bộ mẫu lại. Khi hàng loạt về, đem ra so, không phải tranh luận bằng trí nhớ.
Mã màu là chỗ dễ lệch nhất trong đơn lớn
Nói lại cho rõ vì đây là lý do thật khiến nhiều đơn lớn có bàn lệch tông: ván công nghiệp nhập theo lô, và cùng một tên màu thì hai lô vẫn có thể khác nhau. Hai cách xử lý, chọn một: Ghi mã màu cụ thể vào hợp đồng, không ghi mô tả kiểu “vân gỗ sáng”. Có mã thì xưởng đặt đủ ván cho cả đơn ngay từ đầu.
Chấp nhận chênh nhẹ, nhưng gom theo phòng. Nếu đơn quá lớn và buộc phải chạy nhiều đợt, yêu cầu mỗi đợt lắp trọn phòng chứ đừng rải. Trong một phòng thì đồng nhất, giữa các phòng chênh chút không ai để ý.
Phần khác biệt giữa ba loại mặt bàn có ở bài chất liệu bàn ghế học sinh.
Chốt số lượng theo cỡ, không theo tổng
Đây là lỗi làm hỏng nhiều đơn lớn hơn cả chuyện màu. Hợp đồng ghi “500 bộ bàn ghế học sinh” thì xưởng phải đoán, và thường đoán theo cỡ phổ biến nhất. Hàng về, trường mới phát hiện khối lớp nhỏ ngồi bàn quá cao.
Ghi đúng phải là từng dòng theo cỡ: 640 mm cho tiểu học, 700 mm cho cấp 2, 750 mm cho cấp 3 và đại học, mỗi dòng một số lượng. Trường liên cấp thì càng phải tách, và phần này nói kỹ ở bài bàn ghế THCS và THPT khác nhau đúng 50 mm. Cộng thêm phần dự phòng. Vỡ vài mặt bàn khi vận chuyển là chuyện bình thường với đơn lớn, và mua bù đợt sau thì dễ lệch màu.
Lịch giao tính theo chỗ chứa, không tính theo ngày rảnh
Câu hỏi đầu tiên không phải “giao ngày nào” mà là “giao xong thì để đâu”. 500 bộ bàn ghế chiếm nhiều chỗ hơn người ta hình dung. Dồn hết vào sân trường một ngày mưa là hỏng ván trước khi kịp lắp.
Ba điều nên thống nhất bằng văn bản:
- Chia mấy chuyến, mỗi chuyến bao nhiêu bộ, vào phòng nào
- Ai bê lên tầng. Trường ba tầng không thang máy thì đây là khoản công thật
- Lắp tại chỗ hay giao nguyên kiện, và nếu giao kiện thì ai lắp
Chia theo dãy hoặc theo tầng có thêm một cái lợi: lắp tới đâu kiểm tới đó, lệch cái gì thì đợt sau còn sửa kịp.
Đếm và đo khi nhận, đừng đợi lắp xong
Với đơn lớn, kiểm toàn bộ là không thực tế. Cách làm được là kiểm theo lô. Đếm đủ số. Đếm theo từng cỡ, không đếm tổng. Ghi vào biên bản của chuyến đó.
Đo ngẫu nhiên vài bộ mỗi lô. Đo đủ ba chiều, đối chiếu bảng bóc tách. Đo một chiều thôi thì không phát hiện được bộ lệch bề sâu.
Lắc và sờ. Lắc khung xem mối hàn, sờ nẹp cạnh xem có hở. Làm ngay khi xe còn ở sân.
Ký biên bản theo chuyến. Có việc gì thì khoanh được ngay chuyến nào, không phải rà lại cả đơn.
Bốn dòng cần có trong hợp đồng đơn lớn
- Bảng bóc tách theo cỡ, kèm mã sản phẩm, ba chiều kích thước và mã màu
- Điều khoản mẫu duyệt, nói rõ hàng loạt phải giống mẫu đã duyệt
- Lịch giao chia chuyến, kèm phần bê vác và lắp đặt
- Bảo hành và cách báo hỏng, gồm cả ai chịu chi phí đi lại nếu sửa tại trường
Dòng cuối hay bị bỏ sót nhất, mà với đơn lớn thì nó tốn thật. Chi tiết ở bài bảo hành bàn ghế, ghi gì vào hợp đồng.
Nội thất Hồng Đức sản xuất tại Lô C, Khu công nghiệp Lễ Môn, phường Quảng Phú, tỉnh Thanh Hóa. Xưởng nhận làm bộ mẫu trước khi chạy loạt, và bàn ghế học sinh bảo hành 12 tháng.
Trường hoặc đơn vị chuẩn bị đơn lớn gọi 0914 312 295, nói rõ số lượng theo từng cỡ và mốc thời gian cần hàng. Chúng tôi báo lại lịch chạy thật, kể cả khi lịch ấy không khớp mong muốn.
Căn cứ và nguồn số liệu
- Thông tư liên tịch số 26/2011/TTLT-BGDĐT-BKHCN-BYT ngày 16/06/2011 của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Y tế, quy định cỡ số bàn ghế theo chiều cao học sinh.
- Ba chiều cao bàn theo cấp học (640, 700, 750 mm) và thời hạn bảo hành 12 tháng lấy từ hồ sơ sản phẩm của Công ty Cổ phần Thiết bị giáo dục Hồng Đức.
- Phần mẫu duyệt, lệch mã màu giữa các lô ván, lịch giao và cách kiểm đếm rút từ thực tế sản xuất và giao hàng tại xưởng. Đây là kinh nghiệm, không phải quy định.
- Bài không nêu mức chiết khấu theo số lượng vì mức này thay đổi theo từng đơn và từng thời điểm giá vật tư.
Bài do bộ phận kinh doanh Công ty Cổ phần Thiết bị giáo dục Hồng Đức biên soạn, dựa trên hồ sơ sản phẩm và thực tế sản xuất, giao hàng các đơn số lượng lớn cho trường học tại Thanh Hóa và các tỉnh lân cận.