Đơn hàng của xã, phường hiếm khi là trang bị cả trường. Thường là bù vào chỗ thiếu: thêm một lớp, thay mấy bộ hỏng. Nghĩa là bàn mới phải kê chung phòng với bàn cũ.
Nên bài toán không phải chọn bàn tốt, mà là chọn bàn khớp. Ba con số quyết định điều đó: chiều cao bàn, chiều cao ghế, và bề sâu mặt bàn. Bề sâu thường là 400 mm, nhưng có dòng dùng 450 mm, và chênh 50 mm là hàng bàn cuối lệch ra lối đi.
Ba số phải đo trước khi gọi báo giá
Cầm thước ra phòng học, đo trên bộ bàn ghế đang dùng. Không tra sổ, không hỏi qua điện thoại, vì hàng mua nhiều năm trước ít khi còn hồ sơ.
- Chiều cao mặt bàn, đo từ sàn lên mặt trên
- Chiều cao mặt ghế, đo từ sàn lên chỗ ngồi
- Bề sâu mặt bàn, đo cạnh ngắn
Hai số đầu quyết định các em ngồi có vừa không. Số thứ ba quyết định hàng bàn mới có kê thẳng hàng với hàng cũ không, và đây là số hay bị quên nhất. Chụp thêm một tấm ảnh mặt bàn và một tấm mối nối chân. Gửi kèm ba số đo là nhà cung cấp trả lời được ngay, khỏi phải đoán.
Bề sâu chênh 50 mm là hàng cuối lệch ra lối đi
Chỗ này nghe nhỏ nhưng gây phiền thật. Bàn học sinh phổ biến có bề sâu 400 mm, nhưng một số dòng dùng 450 mm ở cỡ cấp 2 và cấp 3. Chênh 50 mm mỗi hàng. Phòng sáu hàng là lệch 30 cm, và hàng cuối đội ra lối đi hoặc chạm tường sau.
Nên khi hỏi báo giá, đừng hỏi “bàn cấp 2 bao nhiêu tiền”. Hỏi “bàn cấp 2 bề sâu 400 hay 450” rồi mới hỏi giá.
Một đơn hàng, nhiều cấp học
Xã quản nhiều trường, và một đợt mua thường gồm cả tiểu học lẫn trung học cơ sở. Đây là chỗ hay ghi gộp rồi nhận về sai.
| Cấp | Chiều cao bàn | Ghi trong bảng |
|---|---|---|
| Tiểu học | 640 mm | một dòng riêng |
| Trung học cơ sở | 700 mm | một dòng riêng |
| Trung học phổ thông | 750 mm | một dòng riêng |
Mỗi trường một dòng, mỗi cỡ một dòng. Bảng dài thêm vài dòng nhưng lúc giao hàng và lúc quyết toán thì đối chiếu được. Trường có học sinh vóc dáng vượt mức bình thường thì tách riêng nhóm ấy. Cách tra cỡ theo chiều cao có ở bài chọn bàn ghế học sinh theo chiều cao.
Ghi mã màu, kể cả khi không đòi hỏi đồng bộ tuyệt đối
Mã màu ván công nghiệp thay đổi theo đợt sản xuất. Cùng tên gọi “vân gỗ sáng” mà hai đợt cách nhau một năm đã khác tông. Xin mã màu cụ thể ghi vào đơn hàng, rồi lưu lại tờ giấy ấy ở cả trường lẫn ủy ban. Lần sau trường thiếu vài bộ, họ tự đọc mã cho nhà cung cấp, không phải xin lại hồ sơ.
Nếu không lấy được đúng màu cũ, cách xử lý dễ chịu nhất là gom bàn mới vào chung một hoặc hai phòng, thay vì rải mỗi phòng vài bộ. Mỗi phòng trông vẫn đồng bộ.
Hình thức mua thì phòng tài chính quyết, nhưng bảng bóc tách thì không đổi
Mua trực tiếp hay qua thủ tục nào là việc của bộ phận tài chính và phụ thuộc giá trị gói. Chỗ này ủy ban đã có quy trình, bài không bàn. Điều đáng nói là dù đi đường nào thì bảng bóc tách vẫn phải như nhau: mã sản phẩm, ba chiều kích thước, chất liệu, mã màu, số lượng từng cỡ, thời hạn bảo hành.
Đây là tờ giấy dùng khi nhận hàng, khi báo bảo hành, và khi mua bổ sung vài năm sau. Gói nhỏ thì thủ tục gọn, nhưng bảng bóc tách thì đừng gọn theo.
Bộ cũ nào nên giữ, bộ nào nên bỏ
Trước khi chốt số lượng mua, đi một vòng phòng học và phân loại. Có bộ sửa rẻ hơn mua mới nhiều. Giữ và sửa được. Ốc tuột, khung lung lay, sơn khung bong hoặc chớm gỉ. Siết lại, thay ốc, dặm sơn. Khung sắt sơn tĩnh điện dặm lại được.
Nên bỏ. Mối hàn nứt ở chân, mặt bàn phồng do ngấm nước. Hai lỗi này không xử lý lại được, và bộ ấy sẽ hỏng tiếp.
Phân loại trước thì con số cần mua thường nhỏ hơn dự tính ban đầu. Phần tra lỗi theo triệu chứng có ở bài bàn ghế học sinh hay hỏng ở đâu và sửa thế nào.
Nội thất Hồng Đức sản xuất tại Lô C, Khu công nghiệp Lễ Môn, phường Quảng Phú, tỉnh Thanh Hóa, và nhận cả đơn nhỏ lẻ kiểu bù vài bộ cho một lớp, chứ không riêng đơn trang bị cả trường.
Cán bộ xã, phường gọi 0914 312 295, đọc ba số đo cùng ảnh chụp bộ đang dùng. Chúng tôi tra xem có mã nào khớp được với hàng cũ không, trước khi bàn tới giá.
Căn cứ và nguồn số liệu
- Thông tư liên tịch số 26/2011/TTLT-BGDĐT-BKHCN-BYT ngày 16/06/2011 của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Y tế, quy định cỡ số bàn ghế theo chiều cao học sinh.
- Ba chiều cao bàn theo cấp học (640, 700, 750 mm) và hai mức bề sâu 400, 450 mm lấy từ hồ sơ sản phẩm của Công ty Cổ phần Thiết bị giáo dục Hồng Đức.
- Phần phân loại bộ nên giữ, bộ nên bỏ rút từ thực tế sửa chữa bàn ghế tại xưởng. Đây là kinh nghiệm, không phải quy định.
- Bài không nêu ngưỡng giá trị gói thầu hay hình thức lựa chọn nhà thầu, vì việc này thuộc quy trình tài chính của địa phương.
Bài do bộ phận kinh doanh Công ty Cổ phần Thiết bị giáo dục Hồng Đức biên soạn, dựa trên hồ sơ sản phẩm và thực tế cung cấp bàn ghế cho các trường trên địa bàn xã, phường tại Thanh Hóa và các tỉnh lân cận.