Hồ sơ nghiệm thu nội thất trường học hỏi ba thứ: đúng cỡ số theo Thông tư liên tịch 26/2011, đủ hồ sơ vật liệu, và khớp bảng bóc tách. Thông tư có 6 cỡ, từ cỡ I đến cỡ VI, tra theo chiều cao học sinh chứ không theo khối lớp.
Bàn ghế là hạng mục vào công trình sau cùng, nhưng lại là hạng mục bị soi đầu tiên khi đoàn nghiệm thu bước vào lớp. Thiếu một trong ba thứ trên là chậm bàn giao.
Nhà thầu không đo học sinh, nên phải hỏi ai
Đây là khác biệt lớn nhất giữa nhà thầu với nhà trường khi mua cùng một món hàng. Trường biết học sinh mình cao bao nhiêu. Nhà thầu thì không, và cũng không có cách nào biết, vì lúc thi công thì trường chưa có học sinh hoặc chưa chia lớp xong.
Nên chỗ phải hỏi là chủ đầu tư hoặc phòng giáo dục, hỏi đúng một câu: mỗi phòng dùng cho khối nào, và số lượng theo từng cỡ là bao nhiêu. Ghi câu trả lời vào văn bản, đừng nhận qua điện thoại. Lý do rất thực tế. Nếu sau này đoàn nghiệm thu nói cỡ số sai, tờ giấy đó là thứ phân định lỗi thuộc về ai.
Bốn cỡ khớp thông tư, và ba cỡ theo cấp học
Trên thị trường có hai cách đặt kích thước, và hồ sơ thầu ghi kiểu nào thì phải mua đúng kiểu ấy. Cách một, làm đúng cỡ số thông tư. Dòng này ghi theo cỡ, tra theo chiều cao học sinh:
| Cỡ số | Chiều cao học sinh | Bàn | Ghế |
|---|---|---|---|
| III | 120 đến 129 cm | 510 mm | 300 mm |
| IV | 130 đến 144 cm | 570 mm | 340 mm |
| V | 145 đến 159 cm | 630 mm | 370 mm |
| VI | 160 đến 175 cm | 690 mm | 410 mm |
Cách hai, làm theo cấp học. Ba mức chiều cao bàn: 640 mm tiểu học, 700 mm cấp 2, 750 mm cấp 3 và đại học. Nhìn hai bảng cạnh nhau sẽ thấy chỗ hay gây tranh cãi lúc nghiệm thu: 640 mm không phải là cỡ V, và 700 mm không phải là cỡ VI. Chúng cao hơn mỗi bên 10 mm.
Nếu hồ sơ ghi “đúng Thông tư 26” thì phải lấy dòng theo cỡ số, ví dụ dòng HBH03 đến HBH06 làm đúng bốn cỡ. Lấy dòng 640 hay 700 là chênh, và người soi hồ sơ kỹ sẽ bắt.
Bộ giấy tờ phải xin cùng lúc với báo giá
Xin lúc đặt hàng thì mất một cuộc gọi. Xin lúc chuẩn bị nghiệm thu thì mất vài tuần, và lúc ấy công trình đang chờ.
- Hồ sơ vật liệu gỗ. Ván công nghiệp dùng trong nhà thuộc phạm vi QCVN 16:2023/BXD, quy chuẩn này đặt ngưỡng phát thải formaldehyde theo hai mức E1 và E2
- Chứng nhận hệ thống chất lượng của xưởng. Xưởng Hồng Đức chạy theo ISO 9001:2015
- Bảng bóc tách chi tiết. Mã sản phẩm, kích thước đủ ba chiều, chất liệu, mã màu, số lượng từng cỡ
- Điều khoản bảo hành bằng văn bản. Bàn ghế học sinh bảo hành 12 tháng, nhưng thời hạn không phải là tất cả
Dòng cuối đáng nói thêm. Với nhà thầu, câu hỏi quan trọng không phải bảo hành bao lâu mà là ai xử lý khi trường báo hỏng sau bàn giao. Nếu hợp đồng không ghi, trường sẽ gọi nhà thầu chứ không gọi xưởng. Phần này có bài riêng: bảo hành bàn ghế, ghi gì vào hợp đồng.
Hạng mục cuối luôn chịu phần trễ của cả công trình
Bàn ghế chỉ vào được khi sàn khô, sơn xong, điện nước xong. Nghĩa là mọi chậm trễ ở các khâu trước đều dồn vào đây. Hai cách giảm rủi ro, và cả hai đều phải làm từ đầu:
Chốt mẫu sớm, chốt số lượng sau. Duyệt mẫu và mã màu ngay khi ký hợp đồng, còn số lượng cuối thì xác nhận muộn hơn. Xưởng chuẩn bị vật tư được trước, và trường vẫn còn thời gian chia lớp.
Chia lịch giao theo tầng hoặc theo dãy. Đừng dồn toàn bộ vào một ngày. Giao từng đợt thì lắp tới đâu kiểm tới đó, phát hiện lệch còn kịp làm lại.
Ba lỗi hay thấy trong hồ sơ nhà thầu
Ghi một dòng cho cả trường. “Bàn ghế học sinh: 600 bộ”. Trường liên cấp mà ghi vậy thì nhận về một cỡ duy nhất, và lớp 6 ngồi bàn cấp 3.
Bỏ trống mã màu. Mã màu ván công nghiệp thay đổi theo đợt hàng. Không ghi thì đợt bổ sung sau lệch tông, và đoàn nghiệm thu ghi vào biên bản là không đồng bộ.
So báo giá mà không so kích thước. Hai báo giá chênh nhau vài phần trăm có thể là hai bộ kích thước khác nhau. So giá thì phải so cả ba chiều, không so riêng chiều cao.
Bốn việc lúc nhận hàng tại công trình
- Đo ngẫu nhiên vài bộ mỗi lô, đo đủ ba chiều, đối chiếu bảng bóc tách
- Lắc khung để kiểm mối hàn, làm ngay khi xe còn ở công trường
- Kiểm nẹp cạnh mặt bàn, bong nẹp là ván sẽ hút ẩm rồi phồng
- Ký biên bản theo lô, ghi rõ mã và số lượng từng cỡ
Ký theo lô có lợi cho cả hai bên. Có việc gì thì khoanh vùng được ngay lô nào, không phải rà lại toàn bộ đơn hàng.
Nội thất Hồng Đức nhận làm hạng mục nội thất cho các gói thầu trường học, sản xuất tại Lô C, Khu công nghiệp Lễ Môn, phường Quảng Phú, tỉnh Thanh Hóa. Xưởng làm cả dòng đúng cỡ số Thông tư 26 lẫn dòng ba cỡ theo cấp học.
Nhà thầu gửi bảng bóc tách hoặc phần nội thất trong hồ sơ mời thầu về 0914 312 295, chúng tôi đối chiếu và báo lại chỗ nào trong hồ sơ chưa đủ để nghiệm thu.
Căn cứ và nguồn số liệu
- Thông tư liên tịch số 26/2011/TTLT-BGDĐT-BKHCN-BYT ngày 16/06/2011 của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Y tế. Bảng cỡ số III đến VI trong bài lấy từ văn bản này.
- QCVN 16:2023/BXD Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về sản phẩm, hàng hóa vật liệu xây dựng, do Bộ Xây dựng ban hành, phần ngưỡng phát thải formaldehyde của ván gỗ nhân tạo.
- Ba cỡ chiều cao theo cấp học (640, 700, 750 mm), chứng nhận ISO 9001:2015 và thời hạn bảo hành 12 tháng lấy từ hồ sơ sản phẩm của Công ty Cổ phần Thiết bị giáo dục Hồng Đức.
- Phần tiến độ, giấy tờ và các lỗi hay gặp rút từ thực tế cung cấp nội thất cho các gói thầu trường học. Đây là kinh nghiệm, không phải quy định bắt buộc.
Bài do bộ phận kinh doanh Công ty Cổ phần Thiết bị giáo dục Hồng Đức biên soạn, dựa trên hồ sơ sản phẩm và thực tế phối hợp với nhà thầu xây dựng trong các dự án trường học tại Thanh Hóa và các tỉnh lân cận.