Có 4 kiểu kê bàn trong khu làm việc chung: hai dãy đối lưng, dãy cùng hướng, cụm ghép khối, và bàn chữ L dọc tường. Mỗi kiểu hợp một kiểu công việc khác nhau.
Kiểu tiết kiệm chỗ nhất là hai dãy đối lưng: hai dãy bàn sâu 600 mm quay lưng vào nhau, cộng 800 mm kéo ghế mỗi bên, tổng cộng 2800 mm chiều sâu cho hai hàng người ngồi.
Kiểu 1, hai dãy đối lưng
Hai dãy bàn quay lưng vào nhau, lối đi chạy hai bên. Đây là kiểu phổ biến nhất ở văn phòng Việt Nam, và có lý do rõ ràng. Trước hết là tiết kiệm chỗ. Với bàn 1200 × 600 × 750 mm, phép tính là: 600 + 600 mm hai mặt bàn, cộng 800 mm kéo ghế mỗi bên, ra 2800 mm cho hai hàng người. Kê riêng lẻ thì mỗi hàng đã ăn 1400 mm rồi còn lối đi.
Thêm nữa là không ai phải quay lưng ra lối đi chính. Người đi qua xuất hiện ở phía bên chứ không phía sau lưng, nên ít làm đứt mạch suy nghĩ hơn. Có một điều phải tính trước: hai người ngồi đối lưng vẫn nghe rõ nhau. Nếu công việc hay phải gọi điện thoại thì nên có vách ngăn hoặc tách vị trí đó ra.
Kiểu 2, dãy cùng hướng
Các bàn xếp thành hàng, tất cả cùng quay về một phía. Kiểu này quen thuộc vì giống cách kê phòng học. Kiểu này hợp phòng có một hướng cần nhìn về, ví dụ có màn hình chung, bảng theo dõi công việc, hoặc cửa sổ nhìn ra ngoài ở một phía.
Đổi lại, người ngồi hàng trên bị người hàng sau nhìn thẳng vào màn hình cả ngày. Với công việc có số liệu cần kín đáo, đây là điểm trừ thật. Kiểu này cũng tốn chỗ hơn kiểu đối lưng, vì mỗi hàng cần đủ 1400 mm riêng.
Kiểu 3, cụm ghép khối
Bốn đến sáu bàn ghép thành một khối, người ngồi quanh khối đó. Hợp nhóm làm việc phải trao đổi liên tục. Xưởng có dòng module bàn làm việc MD làm sẵn cho kiểu này, ví dụ MD08 cỡ 1500 × 860 × 750 mm và MD09 cỡ 1200 × 1400 × 750 mm. Ghép module có sẵn gọn hơn là tự đẩy nhiều bàn rời sát nhau, vì phần chân và dây điện đã tính trước.
Khối càng lớn thì người ngồi trong cùng càng khó ra vào. Cụm 6 người nên chừa lối vào từ hai phía.
Kiểu 4, bàn chữ L dọc tường
Một cạnh dài áp tường, cạnh ngắn vuông góc. Dòng MSB có sẵn cỡ này, ví dụ MSB03 cỡ 1600 × 1500 × 750 mm và MSB07 cỡ 1600 × 1600 × 750 mm. Hợp khi một người cần nhiều mặt bàn, chẳng hạn vừa làm máy tính vừa trải hồ sơ giấy, hoặc phải để máy in và điện thoại bàn ngay cạnh.
Đổi lại, bàn chữ L ăn một góc phòng. Với phòng nhỏ, hai bàn chữ L đã chiếm hết hai góc và phần giữa phòng khó tận dụng. Cần nói rõ khi đặt: cạnh ngắn ghép bên trái hay bên phải. Đây là thứ không đổi được sau khi hàng về.
Ai nên ngồi chỗ nào
Phần này thuần thực tế, và nó tiết kiệm phiền phức hơn người ta tưởng:
- Vị trí hay ra vào ngồi gần cửa. Lễ tân, người giao nhận, người hay đi gặp khách. Họ vốn không cần tập trung liên tục, và ngồi gần cửa thì đỡ đi xuyên phòng mỗi lần ra vào
- Người cần tập trung ngồi sâu bên trong, xa lối đi chính và xa cửa
- Người phụ trách ngồi chỗ nhìn bao quát, lưng tựa tường hoặc tựa tủ. Ở quy mô dưới 10 người, cách này thay được một phòng riêng và tiết kiệm vài mét vuông
- Người hay gọi điện thoại tách ra một góc, hoặc ít nhất không ngồi giữa cụm
Ánh sáng quyết định nhiều hơn cách kê
Đây là phần hay bị bỏ qua, mà lại ảnh hưởng tới mắt người ngồi mỗi ngày. Tiêu chuẩn thiết kế trường học TCVN 8794:2011 do Bộ Khoa học và Công nghệ công bố đặt độ rọi chiếu sáng chung trong phòng học là 300 lux. Văn phòng không bắt buộc theo con số này, nhưng lấy làm mốc thì hợp lý vì việc đọc viết là như nhau.
Hai quy tắc dễ nhớ khi kê bàn:
- Người thuận tay phải thì ánh sáng nên đến từ bên trái, để bàn tay không đổ bóng lên chỗ viết
- Bàn đặt vuông góc với cửa sổ, đừng quay mặt thẳng ra. Ngồi nhìn ngược sáng làm mắt phải liên tục điều tiết giữa trang giấy tối và nền cửa sổ sáng
Cách kiểm không cần máy đo: ngồi vào chỗ đó, đặt tay lên trang giấy. Nếu bóng tay in rõ lên chỗ viết thì nguồn sáng đang sai hướng.
Vách ngăn dùng khi nào
Vách ngăn giải quyết đúng hai việc: che tầm nhìn và giảm tiếng ồn lan ngang. Nó không làm phòng rộng thêm, và nếu chọn sai chiều cao thì mất luôn cái thoáng của văn phòng mở. Chiều cao vách mới là câu hỏi thật, và có bài riêng nói kỹ: bàn văn phòng có vách ngăn.
Nguyên tắc gọn: vách cao hơn tầm mắt khi ngồi là đủ tạo cảm giác có chỗ dựa, mà vẫn nhìn được nhau khi đứng lên.
Đặt gì trên mặt bàn
Bàn nhân viên khác bàn lãnh đạo ở chỗ không phải tiếp khách tại bàn, nên chia vùng đơn giản hơn:
- Màn hình ở giữa, cách mắt khoảng một sải tay
- Vùng viết ngay trước bàn phím, chừa đủ đặt sổ mở
- Khay tài liệu ở phía tay không thuận, để không vướng khi viết
Với bàn sâu 600 mm thì màn hình đặt sát mép trong là vừa tầm. Bàn sâu hơn 700 mm mà vẫn đẩy màn hình sát trong thì nhìn sẽ xa, nên kéo ra khoảng một gang. Thùng máy tính nên để trên kệ CPU chứ không đặt thẳng xuống sàn, vừa đỡ hút bụi vừa không vướng chân.
Ghi nhớ nhanh
- Chật chỗ: hai dãy đối lưng, 2800 mm cho hai hàng người
- Có hướng chung cần nhìn: dãy cùng hướng, mỗi hàng cần 1400 mm
- Nhóm trao đổi liên tục: cụm ghép khối, dùng module MD có sẵn
- Một người cần nhiều mặt bàn: bàn chữ L dòng MSB, nhớ chốt ghép bên nào
- Ánh sáng từ bên trái với người thuận tay phải, bàn vuông góc cửa sổ
- Tính số chỗ theo diện tích: xem bài văn phòng bao nhiêu m² kê được mấy chỗ
Bàn rời, bàn module ghép cụm, bàn chữ L và vách ngăn ở đây đều do xưởng Hồng Đức tại Lô C, Khu công nghiệp Lễ Môn, phường Quảng Phú, tỉnh Thanh Hóa làm.
Phòng bao nhiêu người, kê kiểu nào cho vừa, chuyện đó tính trên mặt bằng thật thì nhanh hơn bàn suông. Gọi 0914 312 295, chúng tôi nhận tới đo.
Nguồn số liệu trong bài
- Kích thước bàn làm việc, module MD và bàn chữ L MSB lấy từ hồ sơ sản phẩm của Công ty Cổ phần Thiết bị giáo dục Hồng Đức, xem tại danh mục Bàn văn phòng.
- Phần ánh sáng: TCVN 8794:2011 Trường trung học. Yêu cầu thiết kế do Bộ Khoa học và Công nghệ công bố, Bảng 4, đặt độ rọi chiếu sáng chung phòng học là 300 lux. Tiêu chuẩn này áp dụng cho trường học, nêu ở đây làm mốc tham chiếu cho văn phòng.
- Khoảng chừa 800 mm sau bàn và cách xếp chỗ ngồi là ước lượng khi bố trí, rút từ thực tế lắp đặt, không phải quy định.
Bài do bộ phận kinh doanh Công ty Cổ phần Thiết bị giáo dục Hồng Đức biên soạn, dựa trên hồ sơ sản phẩm và thực tế khảo sát, bố trí văn phòng cho doanh nghiệp tại Thanh Hóa và các tỉnh lân cận.