Làm một văn phòng mới đi qua 6 bước: khảo sát, lên phương án, bóc tách chi phí, hợp đồng, sản xuất và lắp đặt, nghiệm thu bàn giao.
Quan trọng hơn cả sáu bước là 4 quyết định không sửa được sau khi hàng đã sản xuất. Bài này nói rõ cả hai, và liệt kê những số đo quý khách nên có sẵn trước khi gọi.
Chuẩn bị sáu số đo trước khi gọi
Có sẵn mấy thứ này thì buổi trao đổi đầu tiên đi thẳng vào việc, và báo giá sơ bộ ra nhanh hơn nhiều:
- Chiều dài và chiều rộng từng phòng, tính bằng mét
- Chiều cao trần. Cái này quyết định có kê được tủ cao 1960 mm hay 2400 mm không
- Vị trí cửa ra vào và hướng mở cánh
- Vị trí cửa sổ, kèm chiều cao bệ cửa nếu định kê tủ thấp dưới cửa
- Vị trí cột và hộp kỹ thuật, nếu có. Đây là thứ hay làm hỏng phương án kê nhất
- Vị trí ổ điện và ổ mạng đang có trên tường và dưới sàn
Thêm một con số không phải số đo nhưng quan trọng ngang: số người sẽ ngồi, và dự kiến tăng thêm bao nhiêu trong hai năm tới. Lý do hỏi phần tăng thêm: một chỗ ngồi chiếm khoảng 4 m² tính cả lối đi. Thêm ba người là cần thêm 12 m², và nếu không tính trước thì phương án kê phải làm lại từ đầu.
Bước 1, khảo sát mặt bằng
Bộ phận kỹ thuật tới đo thực tế, không dựa vào bản vẽ. Lý do: bản vẽ và hiện trạng thường lệch, nhất là vị trí cột, hộp kỹ thuật và độ phẳng tường. Buổi khảo sát cũng là lúc chốt những thứ chỉ nhìn tận nơi mới thấy: hướng nắng chiếu vào giờ nào, cửa mở va vào đâu, lối thoát hiểm đi qua chỗ nào.
Quý khách ở xa thì gửi số đo và ảnh chụp bốn phía phòng cũng làm việc được, nhưng phương án sẽ cần điều chỉnh khi lắp.
Bước 2, lên phương án kê
Phương án trả lời ba câu: kê được bao nhiêu chỗ ngồi, kê kiểu gì, và mỗi món cỡ nào. Đây là lúc quý khách nên hỏi kỹ nhất, vì sửa ở bước này không mất gì. Sau khi ký hợp đồng thì mỗi lần sửa đều kéo theo tiến độ.
Hai bài có sẵn để tham khảo trước khi trao đổi: văn phòng bao nhiêu m² kê được mấy chỗ và sắp xếp bàn ghế văn phòng.
Bước 3, bóc tách chi phí
Bảng bóc tách liệt kê từng món, số lượng, kích thước và chất liệu. Ba chỗ nên soi kỹ:
- Kích thước ghi đủ ba chiều chưa. Ghi “bàn làm việc 1200” là chưa đủ, phải là 1200 × 600 × 750 mm
- Chất liệu mặt bàn là gì. Gỗ công nghiệp và gỗ tự nhiên chênh nhau đáng kể, và khác nhau ở chỗ xước rồi sửa được hay không
- Món nào có sẵn, món nào phải đặt theo cỡ riêng. Món đặt riêng luôn lâu hơn
Nếu ngân sách chưa khớp, chỗ điều chỉnh dễ nhất thường là chất liệu mặt bàn khu làm việc chung, không phải giảm số món. Giảm số tủ thì vài tháng sau vẫn phải mua thêm.
Bước 4, hợp đồng
Bốn thứ nên có trong hợp đồng hoặc phụ lục kèm theo:
- Bảng bóc tách có kích thước đủ ba chiều của từng món
- Mẫu màu đã chốt, tốt nhất là mẫu thật chứ không phải mã màu trên giấy
- Mốc thời gian lắp đặt, và điều kiện mặt bằng phải sẵn sàng tới đâu thì mới lắp được
- Điều khoản bảo hành, ghi rõ bảo hành những gì
Bốn quyết định không sửa được
Đây là phần đáng đọc nhất của bài. Bốn thứ dưới đây quyết định lúc đặt hàng, và sau khi xưởng đã sản xuất thì không đổi được nữa:
| Quyết định | Sai thì sao |
|---|---|
| Hộc tủ bên trái hay bên phải | Người thuận tay trái mà hộc bên phải thì vướng chân mỗi ngày |
| Bàn phụ chữ L ghép bên nào | Ghép sai bên là ngồi quay lưng ra cửa |
| Vị trí lỗ luồn dây trên mặt bàn | Dây phải vòng qua mép bàn, hoặc không với tới ổ cắm sàn |
| Chiều dài tủ theo tường | Tủ dài hơn tường còn trống thì chắn cửa hoặc chắn ổ điện |
Ba trong bốn thứ trên chỉ mất vài giây để nói rõ khi đặt hàng. Nhưng nếu không ai hỏi thì xưởng sẽ làm theo cấu hình mặc định, và mặc định không phải lúc nào cũng đúng với phòng của quý khách.
Bước 5, sản xuất và lắp đặt
Vì công ty tự sản xuất tại nhà máy ở Khu công nghiệp Lễ Môn, phường Quảng Phú, tỉnh Thanh Hóa, phần sản xuất và phần lắp do cùng một nơi chịu trách nhiệm. Có gì lệch khi lắp thì xử lý ngay, không phải chờ hàng từ nơi khác về. Việc cần chuẩn bị ở phía quý khách trước ngày lắp:
- Mặt bằng đã xong phần sàn, tường và điện. Lắp trước khi xong điện thì có khi phải tháo ra để đi dây
- Lối vận chuyển: thang máy hay cầu thang, chiều rộng cửa. Bàn họp cỡ lớn có khi không qua được thang máy
- Người của công ty có mặt để xác nhận vị trí kê
Chuyện lối vận chuyển nên hỏi sớm. Một chiếc bàn họp dài 4800 mm không đi thang máy được, và đó là thứ phải biết từ lúc lên phương án chứ không phải hôm chở hàng tới.
Bước 6, nghiệm thu và bàn giao
Nghiệm thu nên đi theo chính bảng bóc tách ở bước 3: đếm đủ số món, đo lại vài món xem đúng kích thước không, và ngồi thử ghế. Ghế là món hay bị bỏ qua khi nghiệm thu vì nhìn cái nào cũng giống nhau. Nhưng chiều cao và biên độ nâng hạ khác nhau theo mẫu, nên ngồi thử là việc nên làm.
Cuối cùng, giữ lại bảng bóc tách. Vài năm sau cần mua bổ sung, có mã sản phẩm và mã màu trong tay thì khớp được ngay.
Ghi nhớ nhanh
- Chuẩn bị sáu số đo trước khi gọi, gồm cả chiều cao trần và vị trí cột
- Nói luôn số người dự kiến tăng thêm, mỗi người cần khoảng 4 m²
- Sửa phương án ở bước 2, đừng để tới sau khi ký
- Soi bảng bóc tách: kích thước phải đủ ba chiều
- Chốt bốn thứ không sửa được: bên hộc, bên bàn phụ, lỗ luồn dây, chiều dài tủ
- Hỏi lối vận chuyển sớm nếu có bàn họp cỡ lớn
Hồng Đức tự sản xuất bàn làm việc, bàn họp, bàn giám đốc, ghế, tủ tài liệu và vách ngăn tại Lô C, Khu công nghiệp Lễ Môn, phường Quảng Phú, tỉnh Thanh Hóa, nên khâu sản xuất và khâu lắp do cùng một nơi chịu trách nhiệm.
Chuẩn bị xong sáu số đo trong bài thì gọi 0914 312 295. Có đủ số rồi thì buổi trao đổi đầu tiên đi thẳng vào việc.
Nguồn thông tin trong bài
- Kích thước tủ, bàn làm việc và bàn họp nêu trong bài lấy từ hồ sơ sản phẩm của công ty, xem tại danh mục Nội thất văn phòng.
- Sáu bước và bốn quyết định không sửa được là quy trình và kinh nghiệm thực tế của bộ phận kinh doanh, kỹ thuật công ty.
- Mức 4 m² mỗi người là ước lượng khi bố trí, không phải quy định. Cách tính chi tiết ở bài văn phòng bao nhiêu m² kê được mấy chỗ.
Bài do bộ phận kinh doanh Công ty Cổ phần Thiết bị giáo dục Hồng Đức biên soạn, dựa trên thực tế khảo sát, sản xuất và lắp đặt nội thất văn phòng cho doanh nghiệp tại Thanh Hóa và các tỉnh lân cận.