Kho hồ sơ nên dùng kết hợp cả hai loại: tủ sắt dành cho hồ sơ mật cần khóa bảo vệ, giá kệ dành cho tài liệu tra cứu thường xuyên. Khi lựa chọn tủ đựng hồ sơ kho lưu trữ bằng sắt, đơn vị có được không gian lưu trữ kín và bảo mật, trong khi giá kệ mang lại sự thông thoáng, bốc dỡ nhanh với chi phí đầu tư tiết kiệm hơn.
Tủ đựng hồ sơ kho lưu trữ bằng sắt và giá kệ khác nhau ở những điểm nào?
Sự khác biệt căn bản giữa tủ sắt và giá kệ thể hiện rõ qua độ kín khít, tính năng bảo mật và tốc độ truy xuất tài liệu. Tùy thuộc vào yêu cầu của từng nhóm văn bản, người quản lý kho có thể đối chiếu các yếu tố dưới đây:
- Khả năng bảo mật và bảo vệ hồ sơ: Tủ sắt có cánh cửa kín giúp ngăn bụi bẩn, ánh sáng và côn trùng xâm nhập. Mẫu tủ TS02 của Hồng Đức được trang bị khóa vuông cùng thanh khóa clemon, đảm bảo an toàn cho hồ sơ mật. Giá kệ là dạng khung hở không cánh, không có khóa, chỉ phù hợp cho tài liệu thông thường.
- Tốc độ lấy và trả tài liệu: Giá kệ hồ sơ có ưu thế lớn về khả năng quan sát trực quan. Thủ kho có thể nhìn rõ gáy hồ sơ trên từng tầng đợt để lấy hoặc trả tài liệu nhanh chóng. Tủ sắt đòi hỏi thao tác mở cánh cửa từng ô, phù hợp hơn với hồ sơ lưu trữ trung hạn và dài hạn ít khi tra cứu.
- Khả năng chống chịu môi trường kho: Các dòng tủ sắt của Hồng Đức làm từ sắt sơn tĩnh điện, không mối mọt và hạn chế ẩm mốc. Giá tài liệu kết hợp khung sắt sơn tĩnh điện và đợt gỗ công nghiệp MFC mang lại vẻ ngoài thẩm mỹ, nhưng đòi hỏi phòng kho phải luôn khô ráo để bảo vệ bề mặt gỗ.
- Kích thước chiếm dụng mặt bằng: Cả hai hệ thống đều tận dụng tốt chiều cao phòng với dải kích thước từ 1830 mm đến 2000 mm. Chiều sâu tủ sắt là 450 mm đến 452 mm, trong khi giá kệ sâu 400 mm. Về chiều rộng, tủ sắt có các cỡ từ 764 mm đến 1650 mm, còn giá tài liệu được chuẩn hóa ở mức 1000 mm, 1200 mm và 1600 mm.
So sánh chi phí đầu tư giữa tủ sắt đựng hồ sơ và giá kệ tài liệu
Về chi phí ban đầu, giá kệ tài liệu luôn có mức giá đầu tư thấp hơn so với tủ sắt cùng quy cách chiều dài. Theo danh mục hiện hành của Nội thất Hồng Đức, khoảng giá của giá tài liệu dao động từ khoảng 2.610.000 đồng đến 4.870.000 đồng cho các bề ngang từ 1000 mm đến 1600 mm. Trong khi đó, các dòng tủ sắt đứng có khoảng giá từ khoảng 4.280.000 đồng đến 9.600.000 đồng tùy theo số cánh và kích thước.
Dòng giá kệ trang trí chiều cao 2000 mm và sâu 400 mm có khoảng giá từ 3.450.000 đồng đến 5.750.000 đồng. Cùng bề ngang 1600 mm, giá kệ trang trí đắt hơn giá tài liệu tiêu chuẩn khoảng 13% đến 18% do khác biệt về quy cách khung sắt và đợt gỗ theo danh mục. Với các kho lưu trữ cơ quan thông thường, việc sử dụng giá tài liệu tiêu chuẩn là giải pháp tiết kiệm ngân sách nhất.
Khi tính toán chi phí cho kho chứa hồ sơ nhiều phòng ban, tủ sắt nhiều cánh lại mang lại hiệu quả kinh tế rõ rệt. Giá tính bình quân trên mỗi ô sử dụng giảm hơn một nửa khi chọn tủ 12 cánh hoặc 20 cánh so với tủ 4 cánh. Điểm đáng chú ý trong danh mục là tủ 8 cánh TS07 có giá bán thấp hơn tủ 4 cánh TS05 dù có số ô chia gấp đôi. Danh mục hiện hành của công ty không giải thích lý do của mức chênh lệch giá này.
Danh mục sản phẩm không công bố cách quy đổi giá theo mét dài tường kho hay số lượng cặp hồ sơ lưu trữ. Người lập dự toán nên đo đạc chiều dài tường thực tế, xác định lượng hồ sơ cần khóa bảo mật để liên hệ nhà sản xuất nhận báo giá chi tiết.
Tủ sắt đựng hồ sơ kho lưu trữ có những kiểu dáng và quy cách nào?
Dòng tủ sắt đứng của Nội thất Hồng Đức gồm hai nhóm chính: tủ cánh mở thông dụng và tủ chia nhiều ô độc lập. Tất cả các mã tủ đều làm từ sắt sơn tĩnh điện, cao 1830 mm và sâu từ 450 mm đến 452 mm.
Ở nhóm cánh mở, mẫu TS02 có kích thước 915 x 452 x 1830 mm, gồm 1 khoang lớn chia 4 đợt và được trang bị 1 khóa vuông cùng thanh khóa clemon. Mẫu TS03 có kích thước 1000 x 452 x 1830 mm, gồm 2 khoang với 2 cánh kính phía trước giúp quan sát hồ sơ từ bên ngoài danh mục không ghi độ dày kính.
Ở nhóm tủ nhiều cánh, khách hàng có thể chọn các cỡ 4, 6, 8, 9, 12 và 20 cánh. Chiều rộng tủ biến thiên từ 764 mm ở mẫu 8 cánh (TS07), 915 mm ở mẫu 4 và 6 cánh (TS05, TS04), 1000 mm ở mẫu 9 và 12 cánh (TS09, TS06), đến 1650 mm ở mẫu 20 cánh (TS08) Việc từng cánh có ổ khóa riêng hay không, đơn vị mua hỏi khi đặt hàng.
| Mã sản phẩm | Quy cách cánh | Kích thước (Dài × Rộng × Cao) | Chất liệu theo danh mục | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| TS02 | 1 khoang cánh mở | 915 × 452 × 1830 mm | Sắt sơn tĩnh điện | Có 4 đợt, 1 khóa vuông, thanh khóa clemon |
| TS03 | 2 khoang cánh mở | 1000 × 452 × 1830 mm | Sắt sơn tĩnh điện, 2 cánh kính | Quan sát bên trong danh mục không ghi độ dày kính |
| TS05 | 4 cánh | 915 × 452 × 1830 mm | Sắt sơn tĩnh điện | Chia 4 ô việc có khóa riêng từng ô cần hỏi trực tiếp |
| TS04 | 6 cánh | 915 × 450 × 1830 mm | Sắt sơn tĩnh điện | Chia 6 ô |
| TS07 | 8 cánh | 764 × 452 × 1830 mm | Sắt sơn tĩnh điện | Bề ngang gọn |
| TS09 | 9 cánh | 1000 × 452 × 1830 mm | Sắt sơn tĩnh điện | Chia 9 ô |
| TS06 | 12 cánh | 1000 × 452 × 1830 mm | Sắt sơn tĩnh điện | Chia 12 ô |
| TS08 | 20 cánh | 1650 × 452 × 1830 mm | Sắt sơn tĩnh điện | Chia 20 ô |
Danh mục sản phẩm không công bố tải trọng tối đa của mỗi đợt tủ và độ dày tôn dập. Nội thất Hồng Đức không có dòng tủ hồ sơ di động chạy ray trượt và không có két sắt.
Giá kệ hồ sơ kho lưu trữ có những kích thước nào?
Các sản phẩm giá kệ tài liệu của Nội thất Hồng Đức được chuẩn hóa kích thước để dễ dàng lắp ghép thành từng dãy dài chạy dọc tường kho. Toàn bộ các mẫu giá tài liệu và giá kệ trang trí đều có chiều cao cố định 2000 mm và chiều sâu 400 mm, vừa vặn cho các loại cặp file còng bật và hộp lưu trữ tài liệu tiêu chuẩn.
Về chiều rộng, dòng giá tài liệu có ba khổ chính gồm 1000 mm, 1200 mm và 1600 mm. Tùy theo mã sản phẩm, vật liệu được kết hợp giữa sắt sơn tĩnh điện và gỗ công nghiệp MFC. Dòng giá kệ trang trí cũng có hai khổ chiều rộng 1200 mm và 1600 mm với khung sắt sơn tĩnh điện và đợt gỗ công nghiệp, phù hợp cho các phòng kho kết hợp trưng bày tài liệu truyền thống.
| Mã sản phẩm | Phân loại | Kích thước (Dài × Rộng × Cao) | Chất liệu theo danh mục | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| HGS001 | Giá tài liệu | 1000 × 400 × 2000 mm | Gỗ CN MFC, đế giá bằng sắt sơn tĩnh điện | Đế sắt chịu lực vững chắc |
| HGS004 | Giá tài liệu | 1000 × 400 × 2000 mm | Gỗ CN MFC | Toàn bộ bằng gỗ công nghiệp MFC |
| HGS002 | Giá tài liệu | 1200 × 400 × 2000 mm | Khung sắt sơn tĩnh điện bọc gỗ CN MFC | Khung sắt bọc gỗ chắc chắn |
| HGS003 | Giá tài liệu | 1600 × 400 × 2000 mm | Gỗ CN MFC, đế giá bằng sắt sơn tĩnh điện | Khổ rộng 1600 mm chứa nhiều tài liệu |
| HGS008 | Giá kệ trang trí | 1200 × 400 × 2000 mm | Khung sắt sơn tĩnh điện, đợt gỗ CN | Đợt gỗ thoáng khí |
| HGS005 | Giá kệ trang trí | 1600 × 400 × 2000 mm | Gỗ CN MFC, khung sắt sơn tĩnh điện | Khung sắt kết hợp đợt gỗ |
| HGS007 | Giá kệ trang trí | 1600 × 400 × 2000 mm | Gỗ CN MFC, khung sắt sơn tĩnh điện | Khung sắt sơn tĩnh điện |
Danh mục không nêu tải trọng chịu lực định mức trên mỗi tầng đợt giá kệ. Khi sắp xếp hồ sơ, nguyên tắc chung là đặt các thùng tài liệu nặng ở các tầng đợt dưới sát sàn và xếp hồ sơ nhẹ ở các tầng trên cao.
Cách bố trí kết hợp tủ sắt và giá kệ trong cùng một kho lưu trữ
Phương án hiệu quả nhất cho một kho lưu trữ cơ quan là kết hợp song song cả tủ sắt và giá kệ tài liệu. Việc phân loại thiết bị này giúp đáp ứng đồng thời cả yêu cầu bảo mật thông tin lẫn sự thuận tiện khi tra cứu tài liệu hàng ngày.
Tủ sắt có khóa được dành riêng cho hồ sơ nhân sự, tài liệu tài chính kế toán và các văn bản mật. Nhờ kết cấu kín, tài liệu trong tủ sắt tránh được bụi bẩn và côn trùng. Trong khi đó, các dãy giá kệ mở là nơi sắp xếp công văn thường kỳ, hồ sơ dự thảo và báo cáo định kỳ cần trích xuất thường xuyên.
Về bố trí mặt bằng, các dãy tủ sắt thường được kê sát tường bao kiên cố để tận dụng chiều cao phòng và không cản trở lối đi khi mở cánh. Các dãy giá kệ tài liệu có thể xếp thành hàng song song ở khu vực giữa kho để tạo lối đi thông thoáng hai bên. Khoảng cách giữa các dãy cần đủ rộng để thủ kho di chuyển và vận hành xe đẩy tài liệu thuận tiện.
Nội thất phòng kho cũng cần đặt cách xa các vị trí có nguy cơ hắt nước mưa hoặc ánh nắng trực tiếp. Với giá tài liệu dùng đợt gỗ MFC, việc duy trì phòng kho khô ráo sẽ giúp bề mặt gỗ không bị ẩm mốc.
Công ty Cổ phần Thiết bị giáo dục Hồng Đức với 22 năm kinh nghiệm sản xuất nội thất trường học và văn phòng, sở hữu nhà máy tại Lô C, Khu công nghiệp Lễ Môn, phường Quảng Phú, tỉnh Thanh Hóa. Chúng tôi áp dụng chính sách bảo hành 12 tháng kèm bảo trì bảo dưỡng trọn đời, giao và lắp đặt tận nơi kể cả huyện xa, nhận cung cấp đơn hàng số lượng ít và cử cán bộ kỹ thuật khảo sát đo đạc mặt bằng tùy theo quy mô đơn hàng (không tính phí). Quý khách có nhu cầu trang bị tủ đựng hồ sơ kho lưu trữ xin vui lòng liên hệ hotline 0914312295 để nhận tư vấn và báo giá chi tiết.
Câu hỏi thường gặp về tủ đựng hồ sơ kho lưu trữ
Tủ sắt đựng hồ sơ kho lưu trữ có khóa không?
Trong danh mục hiện hành của Nội thất Hồng Đức, mẫu tủ sắt TS02 được trang bị sẵn 1 khóa vuông và thanh khóa clemon giúp khóa kín cánh tủ. Đối với các mã tủ sắt nhiều cánh từ 4 đến 20 cánh như TS04, TS05, TS06, TS07, TS08 và TS09, danh mục chỉ ghi kích thước và số cánh mà không nêu chi tiết về phụ kiện khóa. Khách hàng khi đặt hàng nên trao đổi trực tiếp để xác nhận cấu hình khóa cụ thể theo yêu cầu bảo mật.
Chiều cao tiêu chuẩn của tủ sắt đựng hồ sơ là bao nhiêu?
Tất cả các mã tủ sắt đứng đựng hồ sơ của Nội thất Hồng Đức đều có chiều cao tiêu chuẩn đồng bộ là 1830 mm. Chiều sâu của các tủ dao động từ 450 mm đến 452 mm, còn chiều rộng biến thiên từ 764 mm đến 1650 mm tùy theo số lượng cánh tủ. Kích thước chiều cao này phù hợp với tầm với thao tác của cán bộ lưu trữ và tương thích tốt với độ cao trần của các phòng kho cơ quan hiện nay.
Kho hồ sơ diện tích hẹp thì nên chọn tủ sắt hay giá kệ?
Đối với kho lưu trữ có diện tích hẹp, giá kệ tài liệu thường là phương án tiết kiệm diện tích hơn nhờ không tốn diện tích mở cánh cửa. Chiều sâu của giá tài liệu chỉ 400 mm giúp tiết kiệm lối đi, đồng thời chiều cao 2000 mm tận dụng tốt không gian phía trên để xếp tài liệu. Nếu bắt buộc phải khóa bảo mật hồ sơ trong không gian nhỏ, đơn vị có thể lựa chọn mẫu tủ sắt 8 cánh TS07 với chiều rộng chỉ 764 mm để đặt vừa các góc tường hẹp.
Nội thất Hồng Đức có giao và lắp đặt tủ đựng hồ sơ tận nơi không?
Nội thất Hồng Đức áp dụng chính sách giao hàng và lắp đặt hoàn thiện tận nơi cho khách hàng, kể cả tại các huyện xa. Công ty cũng nhận cung cấp các đơn vị đặt mua số lượng ít cho từng văn phòng hoặc trường học có nhu cầu trang bị bổ sung. Mọi sản phẩm tủ sắt và giá kệ lưu trữ đều đi kèm chính sách bảo hành chính hãng 12 tháng và hỗ trợ bảo trì trọn đời sản phẩm.