Nhà thầu đưa giấy chứng nhận hợp quy, kiểm những gì trên tờ giấy đó

Việc đầu tiên là tìm phương thức đánh giá

Khi nhận bàn giao nội thất hoặc thiết bị phòng học, nhà thầu thường nộp kèm một tờ “Giấy chứng nhận hợp quy”. Phản xạ thông thường của cán bộ tiếp nhận hoặc ban quản lý là nhìn thấy có đóng dấu đỏ của tổ chức chứng nhận và dòng chữ “hợp quy” là yên tâm ký hồ sơ nghiệm thu. Tuy nhiên, dòng quan trọng nhất quyết định tờ giấy đó có giá trị chứng minh cho số hàng đang giao hay không lại nằm ở dòng chữ nhỏ ghi: phương thức đánh giá (phương thức 2, 5 hay 7). Cùng một mẫu phôi giấy chứng nhận nhưng mỗi phương thức đại diện cho một hình thức đánh giá và phạm vi áp dụng hoàn toàn khác nhau.

Ba phương thức, ba loại giá trị

Căn cứ đã đổi từ giữa năm 2026 nên chỗ này cần nói cho rõ. Thông tư 41/2026/TT-BXD ngày 26/06/2026, hiệu lực 01/07/2026, đã bãi bỏ Phần 3, Phần 4 và Phần 5 của QCVN 16:2023/BXD, tức toàn bộ phần quản lý. Danh mục sản phẩm nay nằm ở Phụ lục II và Phụ lục III của thông tư ấy, chia theo ba mức rủi ro thay cho cách chia nhóm 1 và nhóm 2 trước đây.

Ván gỗ nhân tạo, gồm ván dăm, ván sợi sản xuất theo phương pháp khô, gỗ dán và ván ghép từ thanh, nằm ở Phụ lục III, nhóm rủi ro trung bình, với phương thức đánh giá hợp quy PT2, PT5, PT7. Cách đánh giá của từng phương thức quy định tại Điều 5 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN ngày 09/04/2026, hiệu lực 25/05/2026. Văn bản này thay cả Thông tư 28/2012 lẫn Thông tư 02/2017 mà nhiều tài liệu trên mạng còn dẫn.

Sự khác biệt cốt lõi nằm ở mức độ kiểm soát chất lượng:

• Phương thức 5 nhìn vào cả nơi sản xuất: tổ chức chứng nhận không chỉ thử mẫu mà còn đánh giá quá trình sản xuất hoặc hệ thống quản lý, rồi giám sát tiếp bằng mẫu lấy tại xưởng, trên thị trường, hoặc cả hai nơi. Đây là mức kiểm soát chặt nhất trong ba phương thức.
• Phương thức 2 thử mẫu rồi vẫn theo dõi tiếp: sau khi cấp giấy, tổ chức chứng nhận còn lấy mẫu trên thị trường để thử lại. Chỗ này khác hẳn phương thức 1 của quy định cũ, vốn thử một lần rồi thôi. Phương thức 1 nay không còn nằm trong nhóm áp cho ván gỗ nhân tạo.
• Phương thức 7 chỉ đi theo từng chuyến hàng cụ thể: Đơn vị chứng nhận kiểm tra và lấy mẫu trên đúng một lô xác định. Lô hàng đó có bao nhiêu sản phẩm, số hiệu lô là gì thì giấy chỉ có giá trị cho bấy nhiêu sản phẩm đó.

Vì sao phương thức 7 hay bị hiểu nhầm

Đây là điểm dễ phát sinh sai sót nhất trong công tác nghiệm thu vật liệu trường học. Điều 5 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN định nghĩa phương thức 7 là chứng nhận thông qua thử nghiệm, đánh giá lô sản phẩm, hàng hóa. Giá trị của tờ giấy gắn với lô hàng, không gắn với một khoảng thời gian.

Nhiều trường hợp nhà thầu cung cấp một giấy chứng nhận hợp quy theo phương thức 7 rất chuẩn chỉnh, có dấu mộc đầy đủ nhưng lại là của một lô hàng sản xuất từ đợt trước hoặc dự án khác. Khi đó, tờ giấy hoàn toàn hợp lệ về mặt pháp lý của lô cũ, nhưng hoàn toàn không có giá trị chứng minh chất lượng cho lô hàng mới đang bàn giao tại công trình. Khi kiểm tra giấy chứng nhận theo phương thức 7, cán bộ tiếp nhận bắt buộc phải đối chiếu mã hiệu lô hàng, số lượng sản phẩm, ngày sản xuất ghi trên giấy chứng nhận xem có trùng khớp chính xác với thông tin trên biên bản giao nhận và nhãn hàng hóa thực tế hay không.

Kiểm ngày hết hiệu lực của giấy

Sau khi đã xác định được phương thức đánh giá, bước tiếp theo là kiểm tra thời hạn hiệu lực ghi trên tờ giấy:

• Đối với phương thức 1: Thời hạn hiệu lực không quá 01 năm.
• Đối với phương thức 5: Thời hạn hiệu lực không quá 03 năm, kèm điều kiện duy trì đánh giá giám sát hằng năm.
• Nếu ngày bàn giao hàng hóa nằm ngoài khoảng thời gian có hiệu lực ghi trên giấy, giấy chứng nhận đó không còn giá trị pháp lý để nghiệm thu.

Giấy ghi QCVN 16:2019 có sai không?

Quy chuẩn QCVN 16:2023/BXD được ban hành kèm theo Thông tư 04/2023/TT-BXD ngày 30/6/2023 và chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2024, thay thế cho QCVN 16:2019/BXD (Thông tư 19/2019/TT-BXD). Tuy nhiên, khi nhà thầu nộp giấy chứng nhận ghi căn cứ theo QCVN 16:2019/BXD, cán bộ nghiệm thu không nên vội vàng kết luận đó là giấy sai hay vi phạm quy định. Căn cứ theo Điều 4 khoản 1 Thông tư 04/2023/TT-BXD, các tổ chức, cá nhân đã được cấp Giấy chứng nhận hợp quy phù hợp QCVN 16:2019/BXD mà giấy vẫn còn hiệu lực thì được tiếp tục sử dụng giấy đó cho đến khi hết hiệu lực của chính tờ giấy.

Đồng thời, theo khoản 2 Điều 4, các tổ chức chứng nhận đã được chỉ định theo quy chuẩn cũ vẫn được tiếp tục hoạt động cho đến khi hết thời hạn hiệu lực ghi trong Quyết định chỉ định. Vì vậy, một giấy chứng nhận cấp theo phương thức 5 theo chuẩn QCVN 16:2019 vào cuối năm 2023 vẫn hoàn toàn hợp lệ và có thể sử dụng bình thường đến hết chu kỳ hiệu lực 3 năm của nó.

Ai được cấp giấy chứng nhận hợp quy

Không phải cơ quan hay doanh nghiệp nào cũng có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận hợp quy. Theo mục 4.1 của QCVN 16:2023/BXD, chỉ các tổ chức chứng nhận và tổ chức thử nghiệm đáp ứng đầy đủ điều kiện theo Nghị định 107/2016/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 154/2018/NĐ-CP) và đã nộp hồ sơ đăng ký về Bộ Xây dựng để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động mới có quyền đánh giá và cấp giấy chứng nhận hợp quy vật liệu xây dựng. Do đó, trên tờ giấy chứng nhận phải có đầy đủ thông tin pháp lý của tổ chức chứng nhận được Bộ Xây dựng cấp phép hoạt động trong lĩnh vực vật liệu xây dựng.

Công bố hợp quy khác chứng nhận hợp quy thế nào

Hai khái niệm này thường bị nhầm lẫn là một, nhưng bản chất là hai bước kế tiếp nhau trong quy trình quản lý chất lượng:

• Chứng nhận hợp quy (Mục 3.1): Là hoạt động của Tổ chức chứng nhận độc lập tiến hành thử nghiệm, đánh giá và cấp Giấy chứng nhận xác nhận sản phẩm phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật.
• Công bố hợp quy (Mục 3.2.1): Là thủ tục mà tổ chức, cá nhân sản xuất vật liệu xây dựng trong nước nộp hồ sơ đăng ký bản công bố hợp quy tại Cơ quan kiểm tra tại địa phương nơi đăng ký kinh doanh, dựa trên kết quả chứng nhận của Tổ chức chứng nhận đã đăng ký hoặc được thừa nhận.

Bên cạnh giấy chứng nhận và bản công bố, sản phẩm lưu thông trên thị trường phải thực hiện ghi nhãn bắt buộc theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP) theo đúng quy định tại mục 3.6 của QCVN 16:2023/BXD.

Với ván gỗ thì kiểm thêm gì

Trong các sản phẩm nội thất trường học, các loại vật liệu gỗ công nghiệp như ván sợi (MDF, HDF), ván dăm (Okal, PB) và ván ghép thanh thuộc danh mục bắt buộc phải chứng nhận hợp quy vật liệu xây dựng. Khi đọc kết quả thử nghiệm đính kèm giấy chứng nhận của các loại ván gỗ này, chỉ tiêu cốt lõi về an toàn sức khỏe cần kiểm tra là mức phát thải formaldehyt. Theo quy chuẩn QCVN 16:2023/BXD, ván đạt phân loại E1 phải có hàm lượng phát thải formaldehyt không lớn hơn 0,124 mg/m³ không khí. Đây là chỉ tiêu nên đối chiếu trực tiếp trên phiếu kết quả thử nghiệm, thay vì chỉ nhìn dòng chữ đạt chuẩn ghi trên giấy chứng nhận.

Ghi gì vào hồ sơ mời thầu

Để đảm bảo vật tư đưa vào công trình đúng chuẩn và tránh tranh chấp khi nghiệm thu, bên mời thầu nên đưa các yêu cầu cụ thể vào tiêu chuẩn kỹ thuật của hồ sơ mời thầu:

• Yêu cầu nộp Giấy chứng nhận hợp quy còn hiệu lực do tổ chức chứng nhận được Bộ Xây dựng cấp phép ban hành.
• Yêu cầu nêu rõ phương thức đánh giá trên giấy chứng nhận.
• Trường hợp áp dụng phương thức 7, nhà thầu bắt buộc phải nộp giấy chứng nhận được cấp đúng cho lô hàng bàn giao, có mã lô và khối lượng trùng khớp với thực tế.
• Vật liệu gỗ công nghiệp phải kèm phiếu kết quả thử nghiệm chứng minh nồng độ phát thải formaldehyt đạt phân loại E1 (≤ 0,124 mg/m³).
• Hàng hóa bàn giao phải có nhãn mác đầy đủ theo quy định của Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP.