Để sắp xếp kho lưu trữ hồ sơ cơ quan gọn gàng và dễ tra cứu, nguyên tắc cơ bản là đo kho trước, chọn thiết bị sau. Ba kích thước bắt buộc phải đo gồm chiều cao trần, chiều dài từng bức tường và chiều rộng cửa kho. Dựa trên số đo thực tế, cơ quan mới lựa chọn chiều cao và chiều sâu giá kệ phù hợp nhằm phân chia các dãy lưu trữ khoa học.
Đo những kích thước nào trong kho trước khi đặt mua thiết bị?
Đo đạc mặt bằng kho lưu trữ hồ sơ cơ quan là bước bắt buộc trước khi mua sắm giá kệ. Cán bộ phụ trách không nên chỉ ước lượng diện tích mặt sàn, bởi kích thước giá kệ cố định sẽ không thể lắp vừa nếu vướng các chướng ngại vật thực tế. Ba thông số cần đo chính xác gồm chiều cao trần nhà, chiều dài từng bức tường và chiều rộng cửa kho.
Chiều cao trần cần đo từ mặt sàn đến điểm thấp nhất của trần bê tông, dầm ngang, quạt trần hoặc hộp đèn chiếu sáng. Nếu trần có dầm hạ thấp hoặc đường ống cứu hỏa, mốc chiều cao khống chế phải tính từ mép dưới dầm. Nắm rõ số đo này giúp tránh nguy cơ mua giá kệ quá cao chạm trần hoặc cản trở hệ thống báo cháy.
Chiều dài từng bức tường cần đo sát chân tường, đánh dấu rõ vị trí cột chịu lực, bảng điện và các ổ cắm âm tường. Với mảng tường có cửa sổ, cần ghi chú độ cao bậu cửa sổ và hướng mở của cánh. Cửa sổ mở vào trong phòng đòi hỏi khoảng lùi an toàn, tránh để giá kệ kê sát che khuất tầm mở cánh.
Chiều rộng và chiều cao cửa kho là yếu tố quyết định khâu vận chuyển. Thiết bị lưu trữ hồ sơ như tủ sắt hay giá tài liệu thường cao từ 1830 mm đến 2200 mm. Nếu cửa kho hoặc góc cua hành lang quá hẹp, các mẫu tủ sắt hàn liền khối sẽ không thể đưa vào phòng. Nắm trước khẩu độ cửa giúp cơ quan chọn đúng quy cách lắp ghép hay nguyên khối.
Chiều cao thiết bị quyết định cách chia dãy kho lưu trữ ra sao?
Chiều cao trần kho quyết định trực tiếp việc lựa chọn quy cách thiết bị và cách phân chia các dãy lưu trữ. Nắm chắc chiều cao giúp người phụ trách loại trừ các sản phẩm không phù hợp, tận dụng tối đa không gian lưu trữ mà vẫn giữ độ thông thoáng cho căn phòng.
Theo danh mục thiết bị của Nội thất Hồng Đức, các sản phẩm lưu trữ hồ sơ được sản xuất theo ba dải chiều cao tiêu chuẩn. Nhóm tủ sắt đứng nhiều cánh và tủ cánh mở cao 1830 mm. Nhóm giá tài liệu và giá kệ trang trí cao 2000 mm. Nhóm tủ trưng bày hồ sơ bằng gỗ công nghiệp MFC cao 2200 mm.
| Nhóm thiết bị | Kích thước chuẩn (Cao × Sâu) | Chất liệu theo danh mục | Bề ngang thông dụng |
|---|---|---|---|
| Tủ sắt đứng | Cao 1830 mm, sâu 450 đến 452 mm | Sắt sơn tĩnh điện | 764 mm, 915 mm, 1000 mm, 1650 mm |
| Giá tài liệu | Cao 2000 mm, sâu 400 mm | Khung sắt bọc gỗ hoặc gỗ CN MFC | 1000 mm, 1200 mm, 1600 mm |
| Giá kệ trang trí | Cao 2000 mm, sâu 400 mm | Khung sắt sơn tĩnh điện, đợt gỗ CN MFC | 1200 mm, 1600 mm |
| Tủ trưng bày | Cao 2200 mm, sâu 400 mm | Gỗ công nghiệp MFC | 2400 mm, 2700 mm, 2800 mm, 3350 mm |
Nguyên tắc lựa chọn chiều cao thiết bị thực hiện theo cách loại trừ từ cao xuống thấp. Với phòng có trần thấp dưới 2,2 m, đơn vị loại bỏ ngay tủ trưng bày cao 2200 mm. Nếu trần thấp dưới 2,0 m, giá tài liệu cao 2000 mm cũng không thể lắp đặt, khi đó phương án phù hợp nhất là dùng tủ sắt đứng cao 1830 mm. Khoảng trống nóc tủ cần thông thoáng để tránh che khuất đèn chiếu sáng hoặc đầu báo khói.
Về kinh phí theo danh mục hiện hành của Nội thất Hồng Đức, giá tài liệu có giá dao động từ 2.610.000 đồng đến 4.870.000 đồng tùy bề ngang. Cùng bề ngang 1600 mm và chiều cao 2000 mm, giá kệ trang trí có giá từ 5.520.000 đồng đến 5.750.000 đồng, đắt hơn giá tài liệu khoảng 13% đến 18%. Đơn vị có thể cân nhắc mục đích sử dụng để lựa chọn mẫu phù hợp ngân sách.
Bố trí dãy sát tường và dãy giữa phòng như thế nào cho khoa học?
Mặt bằng kho lưu trữ hồ sơ cơ quan luôn được bố trí theo quy tắc ưu tiên: kê dãy đơn chạy dọc các mảng tường trống trước, sau đó mới chia các cụm dãy đôi ở giữa phòng. Cách làm này giúp tận dụng tối đa diện tích sàn và tạo lối đi thông suốt.
Với dãy sát tường, giá tài liệu Hồng Đức sâu 400 mm, còn tủ sắt đứng sâu từ 450 mm đến 452 mm. Kê các thiết bị này áp sát chân tường chỉ chiếm chưa tới nửa mét bề ngang, tận dụng tối đa chiều dài tường kiên cố. Đơn vị có thể ghép nối tiếp các khoang giá rộng 1000 mm, 1200 mm hoặc 1600 mm để phủ kín mảng tường.
Với tài liệu mật cần khóa bảo quản, cơ quan nên kê các dòng tủ sắt dọc theo vách tường. Chẳng hạn, mẫu tủ sắt đứng TS02 kích thước 915 × 452 × 1830 mm gồm 1 khoang chia làm 4 đợt, trang bị 1 khóa vuông kèm thanh khóa clemon an toàn. Nếu cần quan sát hồ sơ từ bên ngoài, mẫu tủ TS03 kích thước 1000 × 452 × 1830 mm với 2 khoang và 2 cánh kính là lựa chọn phù hợp.
Khu vực giữa phòng thích hợp để bố trí các cụm giá tài liệu đôi đấu lưng vào nhau. Khi ghép hai dãy giá tài liệu sâu 400 mm quay lưng, tổng chiều sâu cụm giá là 800 mm. Với tủ sắt đứng sâu 450 mm đến 452 mm, chiều sâu cụm tủ đạt khoảng 900 mm đến 904 mm. Cụm dãy đôi tạo hai mặt lấy hồ sơ độc lập, nên đặt vuông góc với cửa sổ để tận dụng ánh sáng tự nhiên rọi dọc lối đi mà không làm hỏng giấy tờ.
Chừa lối đi giữa các dãy giá kệ bao nhiêu là đủ?
Lối đi giữa các dãy giá kệ là không gian thao tác hàng ngày của cán bộ văn thư. Lối đi quá chật sẽ cản trở việc rút hồ sơ, trong khi lối đi quá rộng lại làm giảm số lượng giá kệ lắp đặt.
Về công năng, khoảng cách giữa hai dãy kệ đối diện phải đủ rộng để một người đứng rút cặp hồ sơ hoặc bê hộp tài liệu mà không phải nghiêng người hay va chạm vào dãy đối diện. Tuy nhiên, quy chuẩn số liệu cụ thể cho lối đi kho hồ sơ cần được xác định theo quy định: theo hồ sơ thiết kế kho. Cơ quan cần căn cứ diện tích phòng để chừa khoảng cách hợp lý.
Khi phân chia lối đi, cần phân biệt lối đi chính và lối đi nhánh. Lối đi chính nối từ cửa kho vào phòng cần độ rộng thông thoáng để chuyển thùng hồ sơ lớn. Lối đi nhánh là các khe xen giữa hai dãy kệ. Nếu dùng giá tài liệu hở không cánh như HGS001, HGS002, toàn bộ khe giữa hai hàng là không gian thao tác. Nếu dùng tủ sắt cánh mở như TS02 hay TS03, cánh cửa khi mở vuông góc sẽ chiếm dụng lòng đường đi, vì vậy khoảng cách giữa hai dãy tủ phải tính thêm độ mở của cánh cửa.
Lối đi kho hồ sơ cũng phải tuân thủ quy định an toàn phòng cháy chữa cháy và thoát hiểm. Tuyệt đối không để thùng hồ sơ dưới lòng đường đi. Giữ lối đi thông thoáng giúp bảo vệ giấy tờ khỏi ẩm ướt từ sàn và tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra định kỳ cũng như xử lý sự cố khẩn cấp.
Đánh mã và ghi nhãn thế nào để tra cứu hồ sơ nhanh chóng?
Kho lưu trữ sắp xếp khoa học cần đảm bảo cán bộ có thể tìm thấy văn bản trong vài phút. Bên cạnh việc lắp đặt giá kệ thẳng hàng, đơn vị cần xây dựng quy ước đánh mã vị trí và ghi nhãn tài liệu thống nhất.
Phương pháp đánh mã phổ biến là dùng hệ tọa độ ba chiều từ ngoài vào trong, từ trái sang phải và từ dưới lên trên. Các dãy kệ được ký hiệu bằng chữ cái in hoa như Dãy A, Dãy B. Trên từng dãy, mỗi khoang kệ được đánh số thứ tự như Kệ 01, Kệ 02. Các tầng đợt trên mỗi khoang tiếp tục được đánh số từ Đợt 1 đến Đợt 4 từ sàn lên. Một tập hồ sơ mang mã A-02-3 sẽ được hiểu là nằm tại Dãy A, Kệ 02, Tầng đợt 3, giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm.
Hệ thống nhãn cần được dán đồng bộ. Đầu mỗi dãy giá kệ cần có biển ghi tóm tắt nhóm tài liệu lưu trữ chính. Trên từng hộp tài liệu hay cặp còng, nhãn gáy ghi rõ tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản và năm hình thành văn bản. Sử dụng nhãn gáy có màu sắc khác nhau theo từng năm hoặc từng phòng ban cũng giúp việc nhận diện bằng mắt diễn ra nhanh hơn.
Cán bộ quản lý nên lập sơ đồ kho tổng thể, đóng khung treo cạnh cửa ra vào. Trên sơ đồ thể hiện rõ ký hiệu dãy kệ, hướng di chuyển và vị trí bình chữa cháy. Bản sơ đồ giúp cán bộ mới hoặc người tiếp nhận bàn giao nắm bắt hiện trạng kho dễ dàng.
Nội thất Hồng Đức với 22 năm sản xuất nội thất, sở hữu nhà máy tại Thanh Hóa, chuyên cung cấp các hệ thống tủ sắt và giá kệ lưu trữ hồ sơ đạt chuẩn cho cơ quan, trường học và doanh nghiệp. Quý cơ quan có nhu cầu sắp xếp lại kho lưu trữ xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để gửi kích thước mặt bằng và nhận tư vấn quy cách cùng dự toán chi tiết. Hotline: 0914312295.
Câu hỏi thường gặp về sắp xếp kho lưu trữ hồ sơ cơ quan
Kho trần thấp thì chọn thiết bị cao bao nhiêu?
Với kho có trần thấp, cơ quan nên ưu tiên sử dụng các dòng tủ sắt đứng cao 1830 mm thay vì giá tài liệu cao 2000 mm hay tủ trưng bày cao 2200 mm. Chiều cao 1830 mm giúp đảm bảo khoảng cách an toàn tới trần nhà và hệ thống đèn chiếu sáng. Đây là giải pháp phù hợp nhất cho các kho hồ sơ cải tạo từ phòng làm việc cũ.
Kho ẩm thì nên dùng giá sắt hay tủ gỗ?
Kho có độ ẩm cao nên ưu tiên sử dụng giá kệ hoặc tủ sắt sơn tĩnh điện vì vật liệu kim loại sơn tĩnh điện không bị hút ẩm hay cong vênh khi gặp thời tiết nồm ẩm. Tủ bằng gỗ công nghiệp nếu đặt trong môi trường thiếu sáng và ẩm ướt kéo dài sẽ dễ bị nấm mốc làm hỏng tài liệu. Nếu dùng tủ gỗ, phòng lưu trữ cần trang bị thêm máy hút ẩm chuyên dụng.
Nội thất Hồng Đức có lắp đặt tận nơi không?
Nội thất Hồng Đức thực hiện chính sách giao hàng và lắp đặt tận nơi kể cả các huyện xa. Toàn bộ sản phẩm tủ sắt và giá kệ lưu trữ đều được bảo hành 12 tháng kèm dịch vụ bảo trì bảo dưỡng trọn đời. Công ty cũng nhận cung cấp đơn hàng số lượng ít cho các đơn vị có nhu cầu cải tạo kho nhỏ lẻ.
Mua bổ sung sau này có khớp kích thước không?
Các dòng tủ sắt và giá tài liệu của Nội thất Hồng Đức được sản xuất theo kích thước chuẩn hóa gồm chiều sâu 400 mm hoặc 450 đến 452 mm và các bước bề ngang 1000 mm, 1200 mm, 1600 mm. Khi cơ quan cần mở rộng quy mô lưu trữ, các module mua thêm sẽ hoàn toàn đồng bộ để ghép nối liên hoàn vào dãy cũ mà không làm lệch lạc hàng lối.