Lập dự toán mua sắm bàn ghế trường học nên kết hợp cả hai phương pháp: tính theo số lớp để xác định tổng số lượng phòng và bàn ghế cho toàn trường, sau đó phân bổ chi tiết theo cỡ số nhằm đảm bảo kích thước vừa vặn với chiều cao học sinh từng khối. Hai cách bổ trợ nhau; chỉ dùng một cách thì dự toán dễ thiếu số lượng hoặc sai cỡ.
Hai cách lập dự toán và chỗ khác nhau
Lập dự toán theo số lớp và lập theo cỡ số bàn ghế là hai phương thức tiếp cận khác nhau về đơn vị tính, mục tiêu quản lý và mức độ chi tiết của hồ sơ mua sắm trang thiết bị.
Phương pháp tính theo số lớp lấy phòng học làm đơn vị cơ sở. Cán bộ phụ trách căn cứ vào số lượng lớp học hiện có hoặc quy mô mở rộng, nhân với số bộ bàn ghế mỗi phòng học mà nhà trường tự quy ước để xác định tổng khối lượng cần mua. Điểm thuận lợi của cách này là số liệu ban đầu rất rõ ràng, bám sát danh mục phòng học và dễ dàng khái toán tổng ngân sách đầu tư. Tuy nhiên, cách tính cơ học này chưa phản ánh được sự khác biệt về thể trạng của học sinh giữa các độ tuổi trong cùng một cấp học.
Ngược lại, phương pháp tính theo cỡ số lấy người học làm trung tâm. Số lượng bàn ghế được bóc tách chi tiết theo từng nhóm kích thước, tương ứng với tỷ lệ học sinh của từng khối lớp. Ưu điểm nổi bật là đảm bảo công năng sử dụng, giúp học sinh có tư thế ngồi chuẩn xác, phòng tránh các bệnh học đường như cong vẹo cột sống hay cận thị. Dù vậy, phương pháp này đòi hỏi số liệu khảo sát nhân trắc học kỹ lưỡng từ trước. Nếu cán bộ lập dự toán chưa có kinh nghiệm tổng hợp, hồ sơ rất dễ bị phân tán thành nhiều nhóm danh mục nhỏ lẻ, gây khó khăn cho việc lập hồ sơ mời thầu và tìm kiếm nhà cung ứng đồng bộ.
Bảng so sánh dưới đây làm rõ những điểm khác biệt cốt lõi giữa hai phương pháp tính toán:
| Tiêu chí so sánh | Lập dự toán theo số lớp | Lập dự toán theo cỡ số |
|---|---|---|
| Căn cứ tính toán | Tổng số phòng học và định mức chỗ ngồi mỗi phòng | Thống kê chiều cao và độ tuổi thực tế của học sinh |
| Ưu điểm chính | Nhanh chóng, bao quát toàn bộ cơ sở vật chất, dễ khái toán ngân sách | Khớp chuẩn kích thước cơ thể, bảo vệ sức khỏe học sinh |
| Hạn chế thường gặp | Dễ dẫn đến tình trạng cào bằng một kích cỡ cho mọi lứa tuổi | Mất nhiều thời gian khảo sát, khó gom nhóm số lượng trong đơn hàng |
| Vai trò trong hồ sơ | Xác định tổng hạn mức khối lượng mua sắm cho toàn trường | Xây dựng danh mục kỹ thuật chi tiết cho từng gói sản phẩm |
Trong thực tế chuẩn bị hồ sơ đầu tư, hai phương pháp này không loại trừ lẫn nhau mà là hai bước liên tiếp trong một quy trình hoàn chỉnh. Nhà trường cần đi từ quy mô số lớp để ra tổng hạn mức số lượng, sau đó mới chia tỷ lệ theo cỡ số để hoàn thiện bảng đặc tính kỹ thuật chi tiết.
Lập theo lớp: dễ làm, dễ thiếu cỡ
Cách tính theo số lớp giúp nhà trường nhanh chóng xác định được tổng số lượng bàn ghế cần mua, nhưng nhược điểm lớn nhất là rất dễ chọn đồng loạt một kích cỡ duy nhất cho toàn bộ các khối phòng học.
Một sai sót thường gặp trong các bộ hồ sơ mua sắm là áp dụng chung một mẫu bàn ghế cho tất cả các phòng học trong trường. Ở bậc tiểu học, học sinh lớp 1 mới bước vào trường có chiều cao trung bình khác biệt rõ rệt so với học sinh lớp 5. Tương tự, tại các trường trung học cơ sở, thể trạng của học sinh lớp 6 và học sinh lớp 9 cũng có sự phát triển nhảy vọt về vóc dáng. Nếu bảng dự toán chỉ ghi chung chung một quy cách kích thước rồi nhân lên theo số lượng lớp, nhà trường sẽ gặp rất nhiều bất cập khi bàn giao tiếp nhận.
Khi đưa vào sử dụng thực tế, những phòng học được trang bị bàn ghế quá cao sẽ khiến học sinh lớp nhỏ bị hẫng chân, mỏi cơ đùi và phải rướn người khi viết bài. Ngược lại, nếu chọn kích cỡ bàn ghế quá thấp, học sinh các khối lớp lớn sẽ phải gù lưng, cúi sát mắt vào mặt bàn, lâu ngày dẫn đến tật khúc xạ và tổn thương cột sống. Những sai lệch này không thể khắc phục đơn giản bằng cách kê thêm nẹp hay đệm lót.
Bên cạnh đó, việc điều chuyển bàn ghế giữa các phòng học sau khi đã lắp đặt hoàn thiện thường gây xáo trộn lớn đến công tác giảng dạy. Bàn ghế học sinh khi đã được vận chuyển, bốc xếp và định vị cố định trong từng lớp học sẽ rất khó phân loại lại nếu không có mã đánh dấu cỡ số ngay từ khâu đóng gói xuất xưởng. Do đó, việc chỉ dựa vào số lớp để lập danh mục mua sắm là cách làm tiềm ẩn nhiều rủi ro về công năng sử dụng lâu dài của công trình.
Lập theo cỡ số: khớp học sinh, khó gom đơn
Lập dự toán theo cỡ số bảo đảm bàn ghế vừa vặn với từng giai đoạn phát triển thể chất của học sinh, nhưng đòi hỏi quy trình tổng hợp số liệu chặt chẽ để tránh làm phân tán danh mục mời thầu.
Căn cứ pháp lý cốt lõi đối với bàn ghế trường học hiện nay là Thông tư liên tịch 26/2011/TTLT-BGDĐT-BKHCN-BYT ngày 16/06/2011 của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Y tế. Thông tư này quy định tiêu chuẩn bàn ghế học sinh tiểu học, trung học cơ sở và trung học phổ thông, được chia thành 6 cỡ số dựa trên các dải chiều cao cơ thể từ 100 cm đến 175 cm. Cán bộ lập dự toán cần đặc biệt lưu ý: Thông tư liên tịch 26/2011 chỉ áp dụng cho học sinh các trường phổ thông, hoàn toàn không áp dụng cho bậc học mầm non. Nhóm bàn ghế mẫu giáo không phân chia theo cỡ số I đến VI mà được thiết kế theo các kích cỡ cố định riêng biệt.
Đối với trường hợp học sinh phổ thông có chiều cao vượt trội trên 175 cm, nằm ngoài phạm vi bao quát của Thông tư liên tịch 26/2011, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Công văn 4517/BGDĐT-KHTC ngày 22/08/2026. Công văn này hướng dẫn các địa phương xử lý bằng cách tham khảo cỡ số VI kết hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan gồm TCVN 3981:1985 (Trường đại học – Tiêu chuẩn thiết kế), TCVN 4602:2012 (Trường trung cấp chuyên nghiệp – Tiêu chuẩn thiết kế) và TCVN 7437:2018 (Ecgônômi – Nguyên lý thiết kế hệ thống làm việc). Theo số liệu tổng hợp từ 35 trên 63 tỉnh thành trong văn bản này, năm 2024 cả nước có gần 125.000 học sinh cao trên 175 cm. Đây là cơ sở thực tế quan trọng để các trường trung học phổ thông bổ sung thêm một tỷ lệ bàn ghế kích thước lớn vào dự toán.
Khó khăn lớn nhất khi lập dự toán theo cỡ số nằm ở khâu gom nhóm đơn hàng. Nếu nhà trường chia nhỏ dự toán thành quá nhiều nhóm kích thước với số lượng lắt léo cho từng phòng học, hồ sơ mua sắm sẽ trở nên cồng kềnh. Một danh mục quá phân tán cũng khiến khâu gom đơn và chuẩn bị sản xuất nặng nề hơn. Giải pháp phù hợp là khảo sát chiều cao học sinh toàn trường, sau đó quy đổi thành tỷ lệ phần trăm cơ cấu cho 2 đến 3 cỡ số chủ đạo của mỗi cấp học, giúp hồ sơ mời thầu vừa đúng quy chuẩn vừa thuận tiện cho khâu đóng gói và bàn giao.
Bàn giáo viên và bàn học sinh tính riêng
Bàn ghế giáo viên và bàn ghế học sinh nên tách thành hai hạng mục riêng trong dự toán mua sắm, bởi hai nhóm sản phẩm này khác nhau về tiêu chuẩn kỹ thuật, đối tượng phục vụ và quy cách đóng gói.
Một số hồ sơ dự toán gộp chung bàn giáo viên vào danh mục bàn học sinh hoặc ghi chú “bàn ghế giáo viên theo tiêu chuẩn Bộ Giáo dục”. Cần khẳng định rõ rằng hiện nay không có văn bản quy phạm pháp luật nào của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định tiêu chuẩn kích thước riêng cho bàn ghế giáo viên. Thông tư liên tịch 26/2011/TTLT-BGDĐT-BKHCN-BYT chỉ điều chỉnh bàn ghế học sinh phổ thông có chiều cao từ 100 cm đến 175 cm. Thầy cô giáo là người trưởng thành, do đó căn cứ lựa chọn trang thiết bị làm việc của giáo viên phải dựa trên các tiêu chuẩn thiết kế nội thất dành cho người lớn.
Theo Danh mục nội thất trường học, văn phòng bản in ngày 16/04/2026 của Nội thất Hồng Đức, toàn bộ bốn kiểu bàn giáo viên đều được chuẩn hóa theo một kích thước chung duy nhất là 1200 x 600 x 750 mm. Khung chân bàn làm bằng sắt hộp sơn tĩnh điện màu ghi. Tùy thuộc vào nguồn kinh phí và yêu cầu thẩm mỹ của nhà trường, mặt bàn có thể lựa chọn chất liệu gỗ công nghiệp phủ MFC (với các mã HBV1M, HBV2M, HBV3M, HBV4M) hoặc gỗ tự nhiên ghép thanh (với các mã HBV1G, HBV2G, HBV3G, HBV4G). Ghế giáo viên đi kèm có kích thước 360 x 360 x 450 mm, khung chân sắt sơn tĩnh điện, gồm hai mã HGD01M (mặt và tựa gỗ công nghiệp phủ MFC) và HGD01G (mặt và tựa gỗ tự nhiên ghép thanh). Do kích thước bàn ghế giáo viên đã được cố định đồng nhất, cán bộ lập dự toán chỉ cần căn cứ vào số lượng phòng học văn hóa, phòng học bộ môn và phòng chức năng để tính ra số lượng bộ cần mua.
Bảng phân biệt dưới đây giúp làm rõ sự khác nhau giữa hai hạng mục này khi đưa vào bảng dự toán:
| Nội dung phân biệt | Hạng mục bàn ghế học sinh | Hạng mục bàn ghế giáo viên |
|---|---|---|
| Đối tượng sử dụng | Học sinh phổ thông theo độ tuổi và chiều cao | Giáo viên và cán bộ giảng dạy (người trưởng thành) |
| Căn cứ kỹ thuật | Thông tư liên tịch 26/2011/TTLT-BGDĐT-BKHCN-BYT | Quy chuẩn thiết kế nội thất người lớn, danh mục nhà sản xuất |
| Quy cách kích thước | Chia thành nhiều cỡ số khác nhau (cỡ I đến cỡ VI) | Kích thước bàn đồng nhất 1200 x 600 x 750 mm, ghế 360 x 360 x 450 mm |
| Phương pháp tính số lượng | Tổng hợp theo quy mô số lớp kết hợp tỷ lệ cỡ số học sinh | Tính theo tổng số phòng học và phòng chức năng cần trang bị |
Đối với bậc học mầm non, bàn ghế giáo viên cũng được thiết kế thành một mã sản phẩm chuyên biệt là bàn HGVMN kích thước 950 x 500 x 550 mm có tính năng gấp gọn, đi cùng ghế nhựa PP đúc liền HGGVMN kích thước mặt 320 x 320 x 350/630 mm, không dùng chung quy cách với trường phổ thông.
Bốn thứ hay bị bỏ sót khỏi dự toán
Trong quá trình tổng hợp dự toán mua sắm trang thiết bị lớp học, cán bộ phụ trách rất dễ bỏ qua bốn hạng mục phụ trợ nhưng lại có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng vận hành đồng bộ của phòng học.
Thứ nhất là bàn ghế giáo viên và ghế phụ dự giờ. Nhiều dự toán chỉ tập trung tính đủ số chỗ ngồi cho học sinh mà quên tính vị trí làm việc của giáo viên trên bục giảng. Bên cạnh bộ bàn ghế giáo viên chính thức, mỗi phòng học nên dự trù thêm từ 1 đến 2 chiếc ghế đơn để phục vụ các đợt thao giảng, dự giờ của tổ chuyên môn hoặc ban giám hiệu.
Thứ hai là hệ thống bảng viết và phụ kiện gắn tường. Bảng từ chống lóa, bảng trượt hoặc bảng viết phấn là trang thiết bị gắn liền với bục giảng. Nếu không đưa bảng viết vào cùng gói dự toán nội thất ban đầu, nhà trường sẽ phải lập thêm một hồ sơ mua sắm bổ sung, vừa kéo dài thời gian hoàn thiện vừa tốn thêm chi phí thẩm định hồ sơ.
Thứ ba là hệ thống tủ tư trang, giá để đồ và thiết bị bán trú. Đối với các trường học có tổ chức học hai buổi mỗi ngày hoặc bán trú, nhu cầu cất giữ đồ đạc của học sinh là rất lớn. Các vật dụng thiết yếu như giá để giày dép bằng khung sắt hoặc inox, giá phơi khăn, tủ chăn màn chiếu (như mã HMNS2D kích thước 1250 x 450 x 1350 mm hoặc HMNS2E kích thước 1250 x 450 x 1600 mm) và tủ tư trang cá nhân nhiều ngăn (như tủ sắt 15 ô HMNS2C kích thước 1620 x 300 x 1340 mm) cần được tính toán cụ thể ngay từ đầu.
Thứ tư là chi phí vận chuyển, bốc xếp và lắp đặt hoàn thiện tại từng điểm trường. Đơn giá sản phẩm xuất xưởng tại nhà máy chưa bao gồm công vận chuyển đến các huyện xa, chi phí nhân công bốc vác lên các tầng cao và việc lắp ráp thành hàng lối hoàn chỉnh trong phòng học. Nếu dự toán bỏ sót mục chi phí này, nhà trường sẽ gặp vướng mắc lớn trong khâu thanh quyết toán nguồn kinh phí với kho bạc nhà nước.
Công ty Cổ phần Thiết bị giáo dục Hồng Đức với 22 năm sản xuất nội thất, nhà máy đặt tại Lô C, Khu công nghiệp Lễ Môn, phường Quảng Phú, tỉnh Thanh Hóa, chuyên cung cấp trang thiết bị trường học đạt chuẩn. Nhà trường có nhu cầu khảo sát thực tế (tùy theo quy mô đơn hàng) và nhận bảng dự toán chi tiết, xin vui lòng liên hệ hotline 0914312295 để được tư vấn cụ thể.
Câu hỏi thường gặp về dự toán mua sắm bàn ghế trường học
Bàn ghế mẫu giáo có cỡ số không?
Bàn ghế mẫu giáo không phân chia cỡ số I đến VI như bàn ghế học sinh phổ thông. Danh mục bàn ghế mầm non được thiết kế theo các kích thước cố định như bàn tiêu chuẩn 900 x 480 x 500 mm hoặc bàn lớn 1200 x 600 x 500 mm và ghế mẫu giáo 370 x 280 x 280 mm. Khi lập dự toán cho trường mầm non, cán bộ phụ trách căn cứ vào diện tích phòng học và số lượng trẻ của từng nhóm lớp thay vì phân loại theo bảng cỡ số chiều cao.
Bàn giáo viên có mấy cỡ?
Bàn giáo viên trong danh mục của Nội thất Hồng Đức chỉ có một cỡ kích thước duy nhất là 1200 x 600 x 750 mm áp dụng cho cả bốn kiểu bàn. Sự khác nhau giữa các mã sản phẩm nằm ở kết cấu kiểu dáng khung chân sắt sơn tĩnh điện và việc lựa chọn vật liệu mặt bàn bằng gỗ công nghiệp phủ MFC hay gỗ tự nhiên ghép thanh. Ghế giáo viên đi kèm có kích thước đồng nhất 360 x 360 x 450 mm.
Dự toán có cần ghi mã sản phẩm không?
Trong dự toán mua sắm phục vụ đấu thầu hoặc chào hàng cạnh tranh, nhà trường không nên ghi đích danh mã sản phẩm hay thương hiệu riêng biệt, vì làm vậy dễ bị coi là hạn chế sự tham gia của các nhà thầu. Hồ sơ dự toán chỉ cần mô tả chi tiết thông số kích thước, quy cách vật liệu, độ bền và tiêu chuẩn kỹ thuật đáp ứng nhu cầu sử dụng.
Mua bổ sung sau này có khớp không?
Khả năng đồng bộ phụ thuộc vào việc nhà trường lưu giữ hồ sơ kỹ thuật về kích thước và màu sắc của đợt mua sắm trước. Hồng Đức nhận bán lẻ số lượng ít, kể cả một đến hai bộ. Riêng màu sắc thì hai đợt sản xuất cách nhau lâu khó khớp tuyệt đối, nên nhà trường cần lưu lại mã sản phẩm và quy cách vật liệu của đợt trước để đặt lại cho đúng.